Détails techniques
Client
exo
Dates

2021-2027

Missions
Soutenir l’acquisition de nouvelles locomotives par exo
Emplacement
Canada
Partenaires
Jacobs Engineering Group Inc., Cysca Technologies
Activité
Étude préliminaire, procédure d’appels d’offres, approvisionnement, essais et mise en service

Exo fait l’acquisition de nouvelles locomotives diesels-électriques pour renouveler sa flotte actuelle.

Exo a retenu les services de SYSTRA Canada pour la gestion de projet et l’assistance technique par une équipe d’experts dans le cadre de l’achat de 10 locomotives diesels-électriques Charger de Siemens.

Le rôle de SYSTRA Canada consiste à :

  • Participer activement au processus de conception de la locomotive en analysant tous les documents soumis par l’entrepreneur, y compris les Listes des livrables contractuels requis (LLCR), les dessins, les plans, les procédures d’essai et les rapports, et identifier toute non-conformité avec le contrat d’approvisionnement ou les normes applicables;
  • Examiner tous les documents de conception : revues préliminaire, initiale et finale conformément aux délais impartis;
  • Gérer toutes les LLCR, de la première révision à la validation de la version finale, ainsi que toutes les mises à jour effectuées après la diffusion finale de la LLCR;
  • Fournir à exo tous les documents et toutes les pièces justificatives nécessaires pour prendre des décisions concernant les demandes de renseignements et la conformité ou la non-conformité des propositions de l’entrepreneur;
  • Formuler des recommandations techniques quant à l’acceptabilité des solutions proposées par l’entrepreneur et, si celles-ci ne sont pas acceptables, proposer des solutions envisageables;
  • Participer au processus de revue des dessins et de la validation de la conception en assistant aux inspections, aux premières inspections de production des différents systèmes et des locomotives complètes et participer aux essais de qualification statique et dynamique des locomotives comme spécifié dans le contrat d’approvisionnement;
  • Effectuer une analyse de toute la documentation soumise par l’entrepreneur, afin de conseiller exo sur la conformité des systèmes et des locomotives;
  • Formuler des recommandations techniques pour tout changement pouvant être mis en œuvre par le fabricant afin d’améliorer les performances, la facilité d’entretien, la fiabilité ou le coût d’exploitation des locomotives;
  • Examiner les manuels d’entretien, les catalogues de pièces et les documents de formation pour garantir la conformité avec le contrat d’approvisionnement;
  • Préparer et coordonner les réunions de suivi et les conférences téléphoniques conformément au calendrier du contrat d’approvisionnement;
  • Préparer et distribuer les comptes rendus des réunions à exo au plus tard deux jours après la réunion;
  • Gérer les comptes rendus de réunions dans le système de gestion des documents afin d’en faciliter la distribution et de respecter le délai de deux jours;
  • Préparer et gérer la correspondance relative aux travaux par le biais d’une base de données qui permet à exo de consulter la correspondance de manière concise et organisée;
  • Mettre en œuvre un système électronique sécurisé de gestion des dossiers pour permettre l’échange confidentiel de documents avec exo, ses partenaires et l’entrepreneur;
  • Prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer le respect des exigences de qualité des travaux et la mise en œuvre de la garantie applicable;
  • Analyser toute demande de modification soumise par l’entrepreneur ou exo, et faire des recommandations écrites à exo en ce qui concerne l’administration de ces demandes;
  • Examiner toute réclamation soumise par l’entrepreneur et formuler des recommandations écrites à l’intention d’exo en ce qui concerne l’administration de cette réclamation;
  • Examiner les dessins d’atelier de l’entrepreneur et ceux de ses sous-traitants pour veiller à ce qu’ils soient conformes aux spécifications requises;
  • Effectuer des études, des inspections et des analyses de vérification des produits de remplacement pour tous les équipements, et formuler des recommandations à l’intention d’exo;
  • Valider la liste des non-conformités des réceptions provisoires et des réceptions définitives des locomotives;
  • Assurer le suivi et la surveillance des travaux d’essai et du contrôle de la qualité de l’entrepreneur et analyser la conformité des procédures et des rapports d’essai et de leurs résultats avec les exigences du contrat d’acquisition;
  • Formuler des recommandations applicables concernant le respect des étapes et la livraison des documents contractuels et des produits livrables requis dans le cadre du contrat d’acquisition;
  • Assurer le suivi et l’analyse de la liste des livrables du contrat et des livrables comme tels en ce qui concerne la qualité et le niveau de conformité avec les exigences;
  • Signaler à exo toute défaillance ou tout manquement constaté de la part de l’entrepreneur et participer à l’émission et au suivi de tout avis de défaut;
  • Le cas échéant, participer au processus de résolution des litiges;
  • Coordonner toutes les activités liées à la mise en service des locomotives;
  • S’assurer que l’approbation du gestionnaire de projet exo est obtenue pour le déploiement et la coordination de ses équipes professionnelles;
  • Gérer les modifications au contrat et la mise en œuvre des garanties après la livraison des locomotives et l’acceptation de la première locomotive. SYSTRA Canada assurera le suivi des modifications apportées au contrat d’approvisionnement ainsi que le suivi de la mise en œuvre des garanties (y compris toute inspection, vérification et analyse nécessaires). Ces services professionnels seront fournis à partir du bureau du site ou d’un endroit qui sera désigné par exo. À cet égard, SYSTRA Canada effectuera notamment les tâches suivantes :
    • Contrôler le taux de fiabilité des locomotives;
    • Assurer le suivi des questions techniques;
    • Examiner et approuver les demandes de modifications avec le chef de projet;
    • Effectuer le suivi de la mise en œuvre des modifications;
    • Examiner la documentation “tel que construit” fournie par l’entrepreneur.
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