Nytt system for skolebibliotekene i Oslo

Et løft for kunnskapsdeling og lesing

SYSTRA Norge har hatt en sentral rolle i innføringen av et nytt biblioteksystem for over 170 skoler i Oslo. Dette prosjektet er en del av Oslo kommunes mål om å styrke skolebibliotekene og sikre bedre tilgjengelighet til læringsressurser for elever og lærere.

Det danske systemet Cicero erstatter en foreldet løsning og er tilpasset for å møte behovene til både grunnskoler, videregående skoler og voksenopplæringssentre i Norges største kommune.

Den nye løsningen er mer brukervennlig for både elever og lærere. Det er blant annet enklere å søke etter inspirerende bøker og lettere å holde oversikt over egne lån.

Skolebibliotekarene har samlet sett fått et bedre arbeidsverktøy. Systemet legger til rette for kunnskapsdeling på tvers av skolene. Folkebiblioteket Deichman bruker også Cicero.

SYSTRAs rolle i prosjektet

Som prosjektleder har Hanne Mari fra SYSTRA Norge hatt ansvar for å koordinere innføringen av det nye biblioteksystemet. Dette inkluderte alt fra å legge til rette for opplæring for skolebibliotekarer, til å finne systemtilpasninger for Osloskolen og teknisk implementering.

Prosjektet, som startet høsten 2023, er gjennomført innenfor en ambisiøs tidsramme, der det nye systemet ble satt i drift etter høstferien 2024. I perioden etterpå gjøres det ytterligere systemtilpasninger og skolebibliotekarene er i gang med å gjøre seg kjent med endringene. 

“Det har vært utrolig givende å se hvordan et så stort og komplekst prosjekt kan samkjøres og settes i drift på relativt kort tid. Samarbeidet mellom alle involverte – fra skolebibliotekarer, IKT-ressurser og andre sentrale fagpersoner i Utdanningsetaten til systemleverandøren Systematic – har vært nøkkelen,”

Sier Hanne Mari, prosjektleder i SYSTRA Norge. 

SYSTRA har hatt ansvar for hele innføringsløpet, inkludert å utvikle en endringsledelsesstrategi som sørget for høy grad av engasjement fra alle involverte parter. Et godt samarbeid med fagavdelinger og tekniske avdelinger i Utdanningsetaten var avgjørende for prosjektets suksess.

Viktige innsatser 

• Høstferie 2024: Systemet ble lansert og tatt i bruk av alle skoler samtidig, noe som krevde omfattende testing og koordinering i forkant av innføringen. 
• Endringsledelse: Det er et bredt spekter av kompetanse og stillingsprosenter ved skolebibliotekene. Et support- og opplæringsprogram ble gjennomført for å forberede alle til overgangen.
• Felles retningslinjer og enhetlig struktur bidrar til en effektiv forvaltning av biblioteksystemet.
• Skalerbarhet og samarbeid: Med over 170 skoler involvert samtidig, var denne innføringen så langt den største av sitt slag i Skandinavia for dette biblioteksystemet. 

Positivt utfall og fremtidig nytte 

Osloskolen har fått et moderne biblioteksystem, som er i stad utvikling og åpner for fremtidens løsninger. Ved at det nå er mer brukervennlige og fleksible løsninger for elever og lærere, forventes det å få økt utlån og mer bruk av skolebibliotekene. Det sikrer en bedre tilgjengelighet for læringsressurser og støtter opp under målsettingen om mer lesing i skolen.

Skolebibliotekarene har samlet sett fått et bedre arbeidsverktøy. Men det vil ta noe tid før alt nytt sitter i fingrene og nye rutiner er innarbeidet. Dessuten blir det fremdeles gjort tilpasninger i systemet. Skolebibliotekarene har utvist stor tålmodighet og gitt konstruktive kommentarer på løsningene. Det har kommet gode tilbakemeldinger på at innføringsløpet har styrket nettverk og kollegafølelsen blant skolebibliotekarer som tidligere ikke samarbeidet tett. Personvernsikkerheten er langt bedre ivaretatt enn tidligere og systemforvaltningen er forenklet og effektivisert.

Dette er et eksempel på hvordan SYSTRA Norge bidrar til å skape positiv endring i samfunnet gjennom spisskompetanse innen prosjektledelse av komplekse, offentlige digitaliseringsprosjekter.

For Hanne Mari har prosjektet hatt en spesiell betydning:

“Som en bokelsker som brenner for å fremme leselyst, har dette prosjektet vært spesielt givende for meg. Å se hvordan vi kan legge til rette for at elever får enklere tilgang til bøker, og samtidig jobbe tett med engasjerte skolebibliotekarer, har vært en stor glede,” sier hun.