Kryssende mål og stor usikkerhet: derfor blir mange beslutninger krevende

For Jan Rune Baugstø, en av våre mest erfarne rådgivere innen beslutningsstøtte og kvalitetssikring, handler jobben om å gjøre det komplekse forståelig – slik at beslutninger kan tas på riktige premisser.

Når blir en beslutning egentlig vanskelig?

Noen beslutninger føles krevende fordi de haster og en må raskt komme videre. Men i de største prosjektene handler det sjelden om magefølelse alene – det handler om at beslutningen faktisk er krevende av natur og får omfattende konsekvenser.

– De vanskelige beslutningene i tidlige faser er ofte knyttet til hvilke alternativer du skal velge, sier Jan Rune.

Han peker på fire hovedårsaker til at beslutninger blir vanskelige: usikkerhet, kryssende mål, ulike preferanser og kompleksitet.

– Det er disse fire tingene som ofte er hovedutfordringene, sier han.

Usikkerhet: beslutningen må tas før man vet alt

En viktig grunn til at beslutninger blir krevende, er usikkerhet. I store prosjekter må man ofte velge retning før alle fakta er på plass, samtidig som konsekvensene kan bli store.

Et av prosjektene Jan Rune trekker frem som eksempel på krevende beslutningsprosesser, er arbeidet med flytting av de unike vikingskipene i det nye Vikingtidmuseet.

– Det var vanskelig fordi de skulle flytte noen veldig sårbare skip. Løsningene måtte utvikles, og de hadde ikke referanseprosjekter som kunne brukes, sier han.

Når man jobber i det han beskriver som “nybrottsarbeid”, blir usikkerhet selve rammen for prosjektet. Mye var nytt, og konsekvensene av feil beslutning kunne bli enorme.

– De var selvsagt redde for at det skulle skje noe med vikingskipene når de ble flyttet. Da blir du naturlig nok risikoavers og legger inn mye sikkerhetsmarginer i utvikling av ny metodikk for å flytte dem, sier han.

Usikkerhet handler også om modenhet. Når man har jobbet lenge med et prosjekt, dykket ned i detaljer og brukt mye tid, er det lett å tro at man er klar til å beslutte. Men modenhet er ikke det samme som innsats.

– Jeg vil veldig ofte si at man i prosjekter overvurderer sin egen modenhet. Du tror du har kommet lenger i modningen enn du faktisk har, sier Jan Rune.

Når man arbeider tett på detaljer, kan det oppleves som om helheten også er avklart. Men ofte gjenstår de viktigste avveiningene.

Kryssende mål: når flere hensyn trekker i ulike retninger

I store prosjekter er det gjerne mange mål. Utfordringen er at målene ofte er gode hver for seg, men vanskelige å oppfylle samtidig.

– Tid og økonomi står veldig ofte i konflikt med hverandre. Kvalitet og tid, kvalitet og penger. Naturinngrep kan stå i konflikt med andre ting. Det er veldig mange ting som spiller sammen, sier Jan Rune.

Det er nettopp dette som gjør beslutninger krevende: Man velger ikke mellom et godt og et dårlig alternativ, men mellom hensyn som alle kan være legitime. Et valg som gir raskere fremdrift, kan gå på bekostning av kvalitet. Et valg som reduserer kostnader, kan øke usikkerhet, redusere nytte eller gi større naturinngrep.

Når målene krysser, må noen hensyn veie tyngre enn andre. Det er bl.a. slike avveininger som gjør store beslutninger vanskelige.

– Jeg vil veldig ofte si at man i prosjekter overvurderer sin egen modenhet. Du tror du har kommet lenger i modningen enn du faktisk har.

Ulike preferanser: når aktører vurderer det samme ulikt

Beslutninger blir ikke bare vanskelige fordi fakta er usikre eller målene kolliderer. De blir også krevende fordi mennesker vektlegger målene forskjellig.

I store prosjekter vil ulike aktører ofte legge ulik vekt på hva som er viktigst. Noen vil prioritere fremdrift, andre sikkerhet, kvalitet, kostnad, kulturverdier eller miljøhensyn. Uenigheten handler derfor ikke nødvendigvis om at noen tar feil, men om at ulike hensyn vurderes forskjellig.

I slike prosesser er det ikke Jan Runes rolle å bestemme hvilke preferanser som skal veie tyngst. Rollen er å sørge for at beslutningen kan tas på et opplyst grunnlag.

– Vi kan ikke gå inn og vektlegge ulike preferanser, men vi kan gi underlaget som ulike preferanser kan bruke i sine vurderinger, sier han. Beslutningsstøtte gir ikke beslutningene, men best mulig underlag for beslutningstakere.

Kompleksitet: når helheten må brytes ned for å bli forståelig

En annen hovedårsak er kompleksitet. I krevende beslutninger er det mange forhold som påvirker hverandre samtidig, og det er vanskelig å overskue helheten i ett grep.

– Kompleksitet er per definisjon ikke mulig å forstå fullt ut, sier Jan Rune.

Derfor handler mye av jobben om å strukturere problemet i stedet for å tro at kompleksiteten kan “løses” bort.

– Vi deler problemet opp i håndterbare enkeltelementer og bruker ulike struktureringsverktøy, sier han.

Poenget er ikke å forenkle virkeligheten kunstig, men å gjøre den forståelig nok til at beslutningstakere ser sammenhenger, konsekvenser og risiko før de velger.

Å gjøre det komplekse forståelig før beslutningen tas

I slike prosesser er ikke rollen til beslutningsstøtte å bestemme utfallet. Rollen er å sørge for at beslutningen kan tas med riktig forståelse av risiko, konsekvenser og modenhet.

Det betyr også å være tydelig på hva man vet, og hva man ikke vet.

– Vi kan si at hvis dere vil ta beslutningen nå, så er modenheten lav og usikkerheten høy, og dere må ta høyde for det, sier han.

God beslutningsstøtte handler med andre ord om å synliggjøre premissene for valget, ikke om å fjerne vanskeligheten.

Derfor blir beslutninger bedre

Jan Rune oppsummerer essensen i god beslutningsstøtte slik:

– Vanskelige beslutninger blir bedre når alle sentrale aspekter ved beslutningen er belyst og alle relevante interessenter er hørt, sier han.

Det handler også om å synliggjøre konsekvenser, slik at beslutningen blir forståelig – og mulig å stå i.

– Du må se de økonomiske, tidsmessige og organisatoriske konsekvensene, og kunne kommunisere dem, sier han.

Hvorfor SYSTRA Norge?

For Jan Rune er kombinasjonen av mennesker og fag den viktigste grunnen til at han trives så godt i SYSTRA Norge.

– Det vil alltid være en kombinasjon av å trives sosialt og de faglige utfordringene du får. Det er de to tingene som er viktigst. Og det har vært bra i alle år.

Han trekker spesielt frem friheten til å utvikle fag og teste nye tilnærminger.

– Jeg har fått ganske åpne rammer til å teste ting og prøve nye ting og utvikle ting. Det er viktig, sier han.