{"id":74072,"date":"2026-04-02T19:12:00","date_gmt":"2026-04-02T19:12:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.systra.com\/canada\/job-offers\/adjoint-executif-et-coordonnateur-administratif-bilingue-projet-alto-fr-8652\/"},"modified":"2026-04-02T19:12:00","modified_gmt":"2026-04-02T19:12:00","slug":"adjoint-executif-et-coordonnateur-administratif-bilingue-projet-alto-fr-8652","status":"publish","type":"systra_jobs","link":"https:\/\/www.systra.com\/canada\/fr\/offres-emploi\/adjoint-executif-et-coordonnateur-administratif-bilingue-projet-alto-fr-8652\/","title":{"rendered":"Adjoint ex\u00e9cutif et coordonnateur administratif bilingue &#8211; projet ALTO"},"content":{"rendered":"<h2><!---text--> <\/h2>\n<p><p>SYSTRA Canada fait partie du groupe SYSTRA, un groupe international de consultation et d&rsquo;ing&eacute;nierie, un chef de file mondial dans la conception d&rsquo;infrastructures de transport. SYSTRA Canada est une firme d&rsquo;ing&eacute;nierie et de consultation dont l&rsquo;objectif principal est d&rsquo;offrir des solutions de transport, que ce soit pour les passagers ou les marchandises : &eacute;tudes de faisabilit&eacute; pour la construction d&rsquo;une nouvelle ligne ferroviaire, augmentation de la capacit&eacute; de l&rsquo;infrastructure existante, privatisation d&rsquo;un chemin de fer.&nbsp;<\/p>\n<\/p>\n<h2>Contexte<\/h2>\n<p><p>Venez participez avec SYSTRA Canada &agrave; la transformation du Canada de demain gr&acirc;ce &agrave; cette impressionnant projet de train &agrave; grande vitesse ALTO, reliant Qu&eacute;bec &agrave; Toronto et le plus grand projet d&rsquo;infrastructure au Canada depuis des g&eacute;n&eacute;rations.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Ce TGV ALTO vise &agrave; am&eacute;liorer la qualit&eacute; de vie de nos citoyens, &agrave; renforcer les liens entre les communaut&eacute;s et &agrave; stimuler la croissance &eacute;conomique.&nbsp;<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Vous &ecirc;tes convaincu qu&rsquo;un monde plus durable est possible et que la mobilit&eacute; fait partie int&eacute;grante des r&eacute;flexions li&eacute;es &agrave; l&rsquo;avenir de notre plan&egrave;te ? Montez &agrave; bord avec SYTRA Canada et faites partie du projet qui r&eacute;volutionnera l&#8217;industrie ferroviaire au Canada !<\/p>\n<\/p>\n<h2>Missions\/Responsabilit\u00e9s<\/h2>\n<p><p>L&rsquo;adjoint ex&eacute;cutif et coordonnateur administratif bilingue offre un soutien proactif aux dirigeants et &agrave; l&rsquo;ensemble du projet, en coordonnant les agendas, les r&eacute;unions, les d&eacute;placements, les communications, la documentation et les op&eacute;rations de bureau avec un haut niveau de discr&eacute;tion et de rigueur. Parfaitement bilingue en fran&ccedil;ais et en anglais, il assure des communications internes et externes claires et coh&eacute;rentes ainsi qu&rsquo;une coordination fluide entre les &eacute;quipes, les fournisseurs et les partenaires afin de r&eacute;pondre aux normes du projet et de l&rsquo;entreprise.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><strong>Soutien aux dirigeants et aux r&eacute;unions<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Assiste de mani&egrave;re proactive les dirigeants du projet et les &eacute;quipes, en traitant des informations hautement confidentielles avec discr&eacute;tion.<\/li>\n<li>G&egrave;re la planification des agendas des dirigeants, y compris la coordination des r&eacute;unions, la pr&eacute;paration de la documentation, l&rsquo;organisation des d&eacute;placements et le traitement des notes de frais.<\/li>\n<li>Participe &agrave; certaines r&eacute;unions, pr&eacute;pare des comptes rendus et assure le suivi des actions.<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Communications et &eacute;v&eacute;nements<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Coordonne les communications internes pour les &eacute;quipes de projet et les &eacute;quipes d&rsquo;ing&eacute;nierie; r&eacute;dige, r&eacute;vise et uniformise les communications bilingues destin&eacute;es &agrave; l&#8217;&eacute;quipe projet et &agrave; un public de projet &eacute;largi.<\/li>\n<li>Veille &agrave; ce que le format et le contenu des communications externes r&eacute;pondent aux exigences du projet et aux attentes corporatives, en fran&ccedil;ais et en anglais.<\/li>\n<li>Coordonne l&rsquo;organisation des r&eacute;unions et des &eacute;v&eacute;nements internes, incluant les invitations, la logistique et le soutien sur place.<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Documentation et signatures<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Supervise la gouvernance documentaire: contr&ocirc;le de la qualit&eacute; (grammaire, clart&eacute; et uniformisation) et cr&eacute;ation\/maintenance des gabarits de projet.<\/li>\n<li>G&egrave;re les flux de signature via DocuSign, incluant la pr&eacute;paration des gabarits, l&rsquo;acheminement, le suivi et la finalisation.<\/li>\n<li>Coordonne avec le contr&ocirc;le documentaire pour l&rsquo;attribution des num&eacute;ros de documents et des lettres de transmission, en assurant la gestion des versions et la tra&ccedil;abilit&eacute;.<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Op&eacute;rations administratives<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Filtre et r&eacute;pond aux questions et demandes li&eacute;es au projet au quotidien; r&eacute;cup&egrave;re et pr&eacute;pare les donn&eacute;es, rapports et notes d&rsquo;information au besoin.<\/li>\n<li>Cr&eacute;e et tient &agrave; jour la documentation de l&rsquo;&eacute;quipe des adjoints de projet; soutient la gestion de projet dans les op&eacute;rations courantes.<\/li>\n<li>Met en place et maintient une plateforme de gestion des t&acirc;ches administratives avec suivi par billets afin d&rsquo;am&eacute;liorer le niveau de service et la visibilit&eacute;.<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Coordination du bureau et des installations<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Coordonne les r&eacute;organisations des bureaux du projet; soutient la r&eacute;solution des enjeux li&eacute;s &agrave; l&rsquo;&eacute;quipement de bureau et aux TI.<\/li>\n<li>G&egrave;re les inventaires de fournitures; cr&eacute;e la signalisation de bureau et assure le lien avec les imprimeurs.<\/li>\n<li>Traite les demandes d&rsquo;acc&egrave;s pour les visiteurs et les employ&eacute;s; identifie et d&eacute;ploie des outils de r&eacute;servation de salles; r&eacute;serve des salles pour les partenaires (OPM et PDP) dans les sites du projet et externes.<\/li>\n<li>Coordonne avec le si&egrave;ge social les commandes de fournitures, y compris la papeterie et l&rsquo;&eacute;quipement de sant&eacute; et s&eacute;curit&eacute;, comme les EPI.<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Coordination RH<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Soutient les processus d&rsquo;accueil et de d&eacute;part.<\/li>\n<li>Tient &agrave; jour l&rsquo;organigramme.<\/li>\n<li>Coordonne avec le CSO les s&eacute;ances de prise d&rsquo;empreintes digitales et les habilitations connexes.<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>G&eacute;n&eacute;ral <\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Effectue toute autre t&acirc;che administrative g&eacute;n&eacute;rale requise par le projet.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Profil\/Comp\u00e9tences <\/h2>\n<p><p><strong>Formation: <\/strong>Dipl&ocirc;me d&rsquo;&eacute;tudes professionnelles en secr&eacute;tariat\/administration de bureau ou tout autre dipl&ocirc;me pertinent.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><strong>Exp&eacute;rience professionnelle: <\/strong>De 5 &agrave; 7 ans d&rsquo;exp&eacute;rience dans un r&ocirc;le similaire.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><strong>Comp&eacute;tences techniques: <\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Ma&icirc;trise de la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint).<\/li>\n<li>Ma&icirc;trise de Visio pour les sch&eacute;mas et les diagrammes de processus.<\/li>\n<li>Ma&icirc;trise de DocuSign pour les flux de signatures &eacute;lectroniques et la tenue des dossiers.<\/li>\n<li>Excellentes aptitudes de communication orale et &eacute;crite, en fran&ccedil;ais et en anglais, incluant une forte capacit&eacute; de r&eacute;vision des textes dans les deux langues. *<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>* Raisons justifiant l&rsquo;exigence de bilinguisme :<\/strong> Vous aurez l&rsquo;occasion de travailler avec une client&egrave;le vari&eacute;e, compos&eacute;e autant d&rsquo;entreprises francophones qu&rsquo;anglophones. Le bilinguisme est donc essentiel pour b&acirc;tir des relations solides avec nos clients, comprendre leurs besoins sp&eacute;cifiques et communiquer efficacement dans la langue de leur choix.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><strong>Comp&eacute;tences personnelles et comportementales: <\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Esprit proactif en r&eacute;solution de probl&egrave;mes et bon jugement dans un environnement dynamique.<\/li>\n<li>Discr&eacute;tion et sens de la confidentialit&eacute;.<\/li>\n<li>Excellentes aptitudes organisationnelles, capacit&eacute; &agrave; respecter les &eacute;ch&eacute;anciers.<\/li>\n<li>Souci du d&eacute;tail; capacit&eacute; &agrave; travailler sous pression.<\/li>\n<li>Esprit d&rsquo;&eacute;quipe, attitude positive et sens de l&rsquo;initiative.<\/li>\n<\/ul>\n<h2><!---text--> <\/h2>\n<p><p>SYSTRA Canada s&#8217;engage &agrave; offrir un milieu de travail diversifi&eacute; et inclusif. SYSTRA Canada applique un programme d&#8217;acc&egrave;s &agrave; l&#8217;&eacute;galit&eacute; en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorit&eacute;s visibles et les personnes handicap&eacute;es &agrave; soumettre leur candidatures.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Nous utilisons des outils dot&eacute;s d&#8217;intelligence artificielle sur notre plateforme de recrutement (iCIMS) pour les t&acirc;ches telles que l&#8217;analyse de CV et l&#8217;appariement de candidats. Ces outils ne prennent pas de d&eacute;cisions d&#8217;embauche: toutes les candidatures sont examin&eacute;es par un sp&eacute;cialiste en acquisition de talents, et les d&eacute;cisions finales sont prises par notre &eacute;quipe de recrutement. Pour toute question sur notre processus de recrutement ou nos outils d&#8217;IA, veuillez contacter <a href=\"mailto:infocanada@systra.com\">infocanada@systra.com<\/a>.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Note: Dans cette description, l&#8217;usage du genre masculin a pour seul but d&#8217;all&eacute;ger le texte et inclut le genre f&eacute;minin.<\/p>\n<\/p>\n<h2>Remote<\/h2>\n<p>Yes<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>SYSTRA Canada fait partie du groupe SYSTRA, un groupe international de consultation et d&rsquo;ing&eacute;nierie, un chef de file mondial dans la conception d&rsquo;infrastructures de transport. 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